6. Activer, assurer le suivi, évaluer

Dans la plupart des cas, au moment où le processus d’activation est enclenché par le dépassement du déclencheur, des prévisions indiquent quelques jours avant que ce seuil critique soit atteint qu’un événement extrême approche. Cette période peut donner à la Société nationale un délai crucial pour se préparer à cette activation. Voici quelques questions auxquelles elle devra répondre : Le mécanisme de déclenchement automatique est-il en place et fonctionne-t-il ? En l’absence de système automatisé, la personne chargée du suivi sait-elle qui informer ? Tout le matériel est-il disponible ? Les accords avec les prestataires de services ont-ils été signés ? Toutes les personnes concernées savent-elles ce qu’elles doivent faire ? Des moyens de transport sont-ils disponibles ? Pour les branches qui sont susceptibles d’être impliquées dans l’activation, les coordonnées de toutes les personnes sont-elles à jour ? Les autorités locales sont-elles informées qu’une activation peut avoir lieu ?

Le processus d’activation démarre à la réception du message informant que le déclencheur a été atteint (jour 1). Il faut absolument envoyer une notification du déclencheur à la FICR pour garantir la disponibilité des fonds. Prévenez les acteur·rice·s concerné·e·s conformément au protocole de communication.

L’activation doit ensuite suivre le processus d’’implémentation défini lors de l’élaboration du PAP.

© FICR | Activation du PAP Dzud en Mongolie 2020 – Pour plus de détails, rendez-vous ici.

Il se peut qu’un événement extrême se rapproche de votre pays mais que vous soyez toujours en train de préparer votre PAP ou que celui-ci n’ait pas encore été approuvé par le Mécanisme du DREF pour l’ABP. Essayez tout de même d’activer les actions précoces que vous envisagez dans votre PAP chaque fois que c’est possible. Ces activations seront utiles pour tester des actions précoces potentielles ainsi que le système de FBP, mais plus important encore, vous aurez ainsi l’occasion d’agir pour atténuer ou réduire l’impact sur la population vulnérable.

Voici une liste d’activations test.

Le suivi doit commencer en même temps que l’activation du PAP pour s’assurer que l’équipe FBP pourra vérifier si agir précocement et conformément au plan porte ses fruits. Le processus de suivi doit se faire conformément au plan S&E et au formulaire de suivi du PAP.

• Utilisez le formulaire de suivi pour monitorer l’implémentation du PAP qui a été déclenché ; vous pouvez imprimer le formulaire et le distribuer au personnel de la SN et aux volontaires déployé·e·s sur le terrain, puis les transférer au point focal S&E en vue de leur compilation.
  • Outil : EAP monitoring form (modèle de formulaire de suivi des PAP) ou EAP online monitoring form (formulaire de suivi en ligne des PAP), avec des exemples.

Vous pouvez suivre la progression de l’implémentation du PAP en ligne ou hors ligne selon vos préférences.

Matériel hors ligne

• Imprimez le formulaire de suivi du PAP sur une feuille de papier grand format (A3 ou plus grand) ou recopiez-le sur un tableau de conférence puis ajoutez-y les nouvelles informations qui vous parviennent. Cette démarche offre plusieurs avantages :
  • Chacun·e peut voir les informations qui sont consignées et savoir où en est l’équipe par rapport au PAP.
  • Elle augmente la probabilité que l’équipe enregistre l’ensemble des informations pertinentes, des nouvelles observations et des apprentissages.
  • Les champs qui restent vides indiquent rapidement (et visuellement) les domaines prioritaires potentiels dans lesquels les efforts doivent être intensifiés.

Matériel en ligne

• Vous pouvez aussi utiliser des outils électroniques pour la collecte de données. Ils vous permettent de compiler les informations avec l’aide du point focal S&E et de les partager avec toutes les personnes impliquées dans l’implémentation des actions.

Les indicateurs, l’approche et les étapes pour collecter et analyser des données sur l’impact de l’événement extrême et des actions précoces ont été défini·e·s lors de l’élaboration du plan S&E. Ce plan cite également les responsables de la collecte de données (consultant·e, université, volontaires, etc.). Pour d’autres détails, reportez-vous au chapitre Concevoir un plan S&E. Après l’activation, procédez à une évaluation de l’impact conformément à ce plan S&E. Veillez à ce que les personnes qui collectent les données (dans le cadre d’enquêtes, de discussions, d’entretiens, etc.) soient correctement formées pour mener à bien ces missions. N’oubliez pas d’expliquer clairement aux communautés les raisons pour lesquelles ces données sont collectées : vous ne tenez pas à susciter de faux espoirs d’aide. C’est tout particulièrement le cas si la collecte de données est effectuée par des volontaires de la Société nationale, car les évaluations menées par la Croix-Rouge et le Croissant-Rouge après une catastrophe correspondent souvent à une évaluation des besoins en vue d’une assistance humanitaire ultérieure.

Une évaluation de l’activation permet de constater si les actions du PAP ont eu l’impact souhaité mais aussi si le système de FBP, sous sa forme actuelle, a été mis en place correctement ou sur la base des hypothèses qui conviennent. Le déclencheur est un élément prépondérant de ce système.

Chaque activation est l’occasion de vérifier si le déclencheur a été défini de manière adéquate et s’il peut être amélioré. Une évaluation des déclencheurs d’un PAP se base en général sur trois questions : (1) Avons-nous appris quelque chose de nouveau sur les éléments qui sont à la base du déclencheur ? (L’un de ces éléments a-t-il changé depuis que les déclencheurs ont été définis ? Y a-t-il eu des changements au niveau des ensembles de données que nous utilisons ? Le cas échéant, devons-nous revoir les déclencheurs ?), (2) En savons-nous davantage sur la précision des modèles de prévision utilisés ? (Quel était le degré de précision de la prévision par comparaison avec l’événement proprement dit ? Les modèles de prévision utilisés sont-ils toujours les meilleurs parmi ceux qui sont disponibles ?), (3) Les probabilités et les niveaux d’impact du déclencheur d’origine conviennent-ils ? Ce processus d’évaluation est la garantie d’un apprentissage en continu et d’une amélioration permanente du système de déclenchement.

Le déclenchement du PAP, puis la collecte et l’analyse des données d’évaluation offrent de nombreuses occasions d’en apprendre davantage sur l’adéquation du système de FBP, notamment en ce qui concerne les déclencheurs, les actions précoces, les procédures d’implémentation, l’efficacité ainsi que les impacts sur les bénéficiaires, mais aussi de parler des divergences entre les attentes et les résultats, de l’efficacité de l’activation et des changements qu’il faut apporter au PAP et au système SERA. Pour répondre à toutes ces questions, réunissez l’ensemble du personnel et des parties prenantes concernées.

Organisez une séance de travail qui servira de cadre à un exercice d’apprentissage sur l’activation du PAP afin que toutes les parties impliquées puissent se faire une idée des performances de leur activation du PAP tout en promouvant l’apprentissage et la redevabilité.

Un exercice de ce genre qui se fait peut après l’activation d’un protocole d’action précoce (PAP) FBP se déroule généralement sous la forme d’une séance de travail de 1 à 3 jours et rassemble tout le monde.

Plus spécifiquement, cet exercice d’apprentissage permet :

• aux personnes impliquées dans l’implémentation et aux partenaires de consigner les enseignements tirés d’une activation du PAP.
• d’évaluer les performances de la SN, la faisabilité de l’implémentation du PAP ainsi que les déclencheurs.
• de tirer des enseignements qui peuvent être partagés avec toutes les organisations impliquées dans l’implémentation et avec la communauté FBP, le cas échéante
• de formuler des recommandations pour l’équipe FBP (direction, personnel et partenaires) en vue d’améliorer le PAP et/ou les autres plans et décisions en lien avec les actions précoces.

Il est indispensable de consigner les résultats de la collecte et de l’analyse des données (étude d’impact ou évaluation) ainsi que ceux de la séance de travail dans un format qui garantit la diffusion et l’utilisation des conclusions, par exemple pour améliorer le PAP ou le processus d’’implémentation d’une action. Avant de rédiger un rapport, identifiez le public principal : l’équipe de projet FBP, des employé·e·s des ministères, le personnel des bailleur·se·s de fonds et des partenaires, des spécialistes du développement qui travaillent pour des projets ou programmes similaires, des étudiant·e·s, des groupes d’une communauté, etc.

Mais quel que soit son public, le rapport doit être lisible. Allez à l’essentiel et rédigez-le dans un style simple qui favorise la compréhension et permet à toutes les parties prenantes d’avoir accès aux informations.

Une bonne pratique consiste à suivre le principe « 1-3-25 » : 1 page pour les grandes lignes, 3 pages de résumé et 25 pages pour présenter les résultats et la méthode. Utilisez des outils visuels (diagrammes, organigrammes, tableaux) s’ils peuvent vous aider à clarifier les messages principaux et supprimez tout bruit graphique, ou chart junk, sans valeur informative. Nous recommandons de choisir des titres descriptifs pour que les tableaux puissent être lisibles isolément, sans devoir consulter le rapport d’évaluation pour comprendre les informations qu’ils contiennent.

Un bon rapport d’évaluation doit contenir quelques éléments basiques :

• un résumé qui propose une version condensée des aspects les plus importants de l’évaluation (voir point précédent) ;
• un résumé du point central de l’évaluation, avec une discussion de son objet, de ses objectifs et des questions utilisées pour orienter l’évaluation ;
• un résumé du plan d’évaluation ;
• une discussion sur les résultats de l’évaluation, avec une analyse complète des statistiques et de l’étude de cas ;
• une discussion sur les conclusions et recommandations de l’évaluation ;
• toute autre information requise, notamment la terminologie, des détails sur les personnes qui ont participé à l’évaluation, etc., dans une annexe.

Ressource :

Chapitre BetterEvaluation « Report and Support Use of Findings »

Vous devez présenter les rapports financier et narratif à la FICR conformément aux exigences des accords de financement dans le cadre du Mécanisme du DREF pour l’ABP au maximum 90 jours après l’activation.

Au-delà des obligations de rapportage, n’hésitez pas à publier les résultats, par exemple sous la forme d’un rapport de recherche ou d’une étude de cas, si l’évaluation a permis de tirer des enseignements qui intéresseront d’autres parties prenantes du FBP ou de l’anticipation ou qui fournissent des éléments probants pour le FBP.

Dès qu’un PAP a été activé, il doit être actualisé et soumis à nouveau à la FICR afin de recevoir une nouvelle validation et de nouveaux financements de la part du Mécanisme du DREF pour l’ABP. L’ajout d’une analyse des enseignements tirés de l’activation, notamment en ce qui concerne le déclencheur, les actions précoces ainsi que les rôles et responsabilités, constitue un élément clé pour permettre une nouvelle validation.