6. Active, Monitoree, Evalúe

Si bien el proceso de activación inicia cuando se alcanza el punto de activación, en la mayoría de los casos los pronósticos indican que se acerca un evento extremo unos días antes de que se alcance el umbral crucial. Para la Sociedad Nacional, este período de tiempo es valiosísimo tiempo extra para prepararse para la activación. Las preguntas que deben responderse incluyen: ¿Se encuentra establecido y funcionando el mecanismo de activación automática? Donde no existe un sistema automático, ¿sabe la persona encargada del monitoreo a quién informar? ¿Se encuentran disponibles todos los artículos? ¿Se han establecido los acuerdos necesarios con los proveedores? ¿Saben qué hacer todos los involucrados? ¿Están las opciones de transporte listas para funcionar? ¿Está actualizada toda la información de contacto en las filiales que más probabilidades tienen de estar involucradas en la activación? ¿Se ha informado a las autoridades locales que podría ocurrir una activación?

El proceso de activación comienza con el mensaje que avisa que se ha alcanzado el punto de activación (el Día 1). Es importante enviar inmediatamente la notificación de activación a la FICR para garantizar la disponibilidad de fondos. Alerte a los actores pertinentes de acuerdo con el protocolo de comunicación. La activación ahora debe seguir el proceso de implementación definido durante el desarrollo del PAT.

© FICR | Activación de un PAT para Dzud en Mongolia, 2020 – Lea más aquí.

Podría suceder que se aproxima un evento extremo a su país, pero usted todavía está trabajando en su PAT o su PAT aún no ha sido aprobado por la FbA parte del DREF. Siempre que sea posible, usted igual debe activar las acciones tempranas que está considerando. Esto puede ser muy útil para poner a prueba posibles acciones tempranas y el sistema de FbF, pero más importante aún, le permite tomar medidas para mitigar o para reducir el impacto a la población vulnerable.

Vea a continuación una lista de activaciones de prueba.

El monitoreo debe comenzar inmediatamente con la activación del PAT para garantizar que el equipo de FbF sepa si se logró actuar temprano y según lo planificado. El proceso de monitoreo debe seguir los detalles establecidos en el plan de M&E y en el Formulario de monitoreo de PAT.

• Utilice el Formulario de monitoreo de PAT para monitorear la implementación del PAT activado. Usted puede imprimir el formulario y distribuirlo al personal y a los voluntarios de la SN que se encuentran desplegados en el campo y luego devolverlos al punto focal de M&E para su consolidación.
• Herramienta: Plantilla de Formulario de monitoreo de PAT o el Formulario en línea de monitoreo de PAT, con ejemplos.

Usted puede realizar un seguimiento de los avances de la implementación del PAT, ya sea en línea o fuera de línea según prefiera.

Materiales fuera de línea:

• Imprima el Formulario de monitoreo de PAT en una hoja grande de papel (A3 o más grande), o cópielo en un rotafolio y vaya agregando datos continuamente a medida vaya llegando nueva información. Esto tiene varias ventajas:
• Todos pueden ver qué información se está monitoreando y dónde se encuentra el equipo en relación al PAT.
• Aumenta la probabilidad de que el equipo capture toda la información pertinente, nuevas observaciones y aprendizajes.
• Los campos que van quedando en blanco le indicarán rápidamente (y de manera visual) las áreas de enfoque donde posiblemente se necesiten mayores esfuerzos.

Materiales en línea:

• Use herramientas electrónicas para la recolección de datos. Consolide la información con el punto focal de M&E y compártala con todos los que están involucrados en la implementación de las acciones.

Durante el desarrollo del plan de M&E se definieron los indicadores, el enfoque y los pasos para recolectar y analizar datos sobre el impacto del evento extremo y las acciones tempranas, y también se decidió quién recolectaría los datos (consultor, universidad, voluntarios, etc.). Consulte el capítulo Diseñe su Plan de M&E. Después de la activación, realice la evaluación de impacto de acuerdo con su plan de M&E. Asegúrese de que las personas a cargo de la recolección de datos (mediante encuestas, discusiones, entrevistas, etc.) hayan recibido la capacitación necesaria para llevar a cabo estas tareas. A las comunidades se les debe explicar claramente el propósito de recolectar estos datos para no generar expectativas equivocadas. Esto es especialmente necesario cuando los datos son recolectados por voluntarios de la Sociedad Nacional, ya que las evaluaciones que la Cruz Roja/Media Luna Roja realiza después de un desastre suelen ser evaluaciones de las necesidades para luego prestar asistencia humanitaria.

La evaluación de la activación sirve no solo para ver si las acciones del PAT tuvieron el impacto deseado, sino también para evaluar si el sistema de FbF, tal como se instaló, en efecto se instaló correctamente o se basó en los supuestos correctos. Un elemento importante de este sistema es el activador.

Cada activación brinda la oportunidad de evaluar si se definió adecuadamente el punto de activación y si se podría mejorar y cómo. La evaluación de los activadores del PAT generalmente se basa en tres preguntas principales: (1) ¿Aprendimos algo nuevo sobre los elementos que forman la base del activador? (¿Ha cambiado en algún aspecto alguno de los elementos desde la definición inicial de los activadores? ¿Ha cambiado algo en los conjuntos de datos que estamos usando que requiera una revisión de los activadores?); (2) ¿Sabemos más acerca de la precisión de los modelos de pronóstico utilizados? (¿Qué tan preciso fue el pronóstico en comparación con el evento real? ¿Siguen siendo los modelos de pronóstico que usamos los mejores que hay disponibles?); (3) ¿Fueron adecuados tanto las probabilidades como los niveles de impacto del activador original? Este proceso de evaluación garantiza un aprendizaje y una mejora continuos del sistema de activación.

Una vez que se han activado los PAT y se han recolectado y analizado los datos de evaluación, existen muchas oportunidades para aprender más sobre la idoneidad del sistema de FbF, incluyendo de los activadores, las acciones tempranas, los procedimientos de implementación, la eficacia y los impactos a los beneficiarios, así como para analizar las discrepancias entre las expectativas y los resultados, la eficacia de la activación y los cambios que necesitan hacerse al PAT y al sistema de MEAL. Estas preguntas se responden mejor reuniendo a todo el personal y las partes interesadas involucradas.

Organice un taller para realizar un ejercicio de aprendizaje sobre la activación del PAT. Esto ayuda a que todas las partes involucradas conozcan sobre su desempeño durante la activación del PAT y a promover el aprendizaje y la rendición de cuentas.

Después de una activación reciente del Protocolo de Acción Temprana (PAT) del FbF, el formato del ejercicio generalmente es un taller de uno a tres días que reúne a todos los involucrados.

Más específicamente, el ejercicio de aprendizaje:

• Proporciona un espacio para que los implementadores y los socios capturen los aprendizajes clave después de la activación de un PAT.
• Proporciona un espacio para evaluar el desempeño de la SN, la factibilidad de la implementación del PAT y los activadores.
• Genera lecciones aprendidas que pueden compartirse entre las organizaciones implementadoras y la comunidad de FbF más amplia, según corresponda.
• Identifica recomendaciones al equipo de FbF (directivos, personal y socios) sobre cómo mejorar el PAT y/u otros planes y decisiones relacionados con la acción temprana.

Es importante capturar los resultados tanto de la recolección y el análisis de datos (el estudio o evaluación de impacto) como del taller en un formato que garantice que se den a conocer los hallazgos y que se utilicen, por ejemplo, para fundamentar una mejora del PAT o del proceso de implementación de las acciones. Por lo tanto, antes de redactar un informe se debe tener claro quién es el público principal, p. ej., el equipo del proyecto de FbF, las personas en los departamentos gubernamentales, el personal de donantes y de socios, profesionales en el ámbito del desarrollo que trabajan con proyectos o programas similares, estudiantes o grupos comunitarios.

Independientemente de quién sea el público objetivo, el informe debe ser fácil de leer, ir directo al grano y usar un lenguaje sencillo que promueva el conocimiento y garantice el acceso a la información a todas las partes interesadas.

Es una buena práctica seguir el «principio uno-tres-veinticinco» (1:3:25): un esquema de una página, un resumen ejecutivo de tres páginas y 25 páginas para presentar los hallazgos y la metodología. Utilice ayudas visuales (gráficos, organigramas, tablas) cuando estas ayuden a aclarar los mensajes principales, y elimine toda la “basura» en los gráficos que no agregue valor informativo. Se sugiere utilizar títulos descriptivos para los gráficos de modo que estos puedan entenderse por sí solos sin tener que leer el informe de evaluación para saber la información que transmiten.

Un buen informe de evaluación contiene estos componentes básicos:

• Un resumen ejecutivo que contiene una versión condensada de los aspectos más importantes de la evaluación (ver punto anterior).
• Un resumen del enfoque de la evaluación, con una discusión del propósito, los objetivos y las preguntas que se utilizaron para dirigir la evaluación.
• Un resumen del plan de evaluación.
• Una discusión de los hallazgos de la evaluación, con un exhaustivo análisis estadístico y de estudios de caso. Una discusión de las conclusiones y recomendaciones de la evaluación.
• Cualquier información adicional que se requiera, como terminología, detalles de quién estuvo involucrado en la evaluación, etc., en un apéndice.

Recurso:

• Sección en BetterEvaluation sobre “Reporte y Apoye el Uso de Hallazgos”.

De conformidad con los requisitos de los acuerdos de financiamiento en el marco de la FbA parte del DREF, deben presentarse informes financieros y narrativos a la FICR en un plazo máximo de 90 días después de completada la activación.

Más allá de las obligaciones relativas a la presentación de informes, si la evaluación ha generado aprendizajes que son pertinentes para otras partes interesadas involucradas en FbF o en la anticipación, o si contribuye al desarrollo de evidencia para el FbF, considere publicar los resultados, por ejemplo, en forma de un informe de investigación o un estudio de caso.

Una vez que se ha activado un PAT, este debe actualizarse y presentarse de nuevo a la FICR para que sea revalidado y reciba nuevos fondos de la FbA parte del DREF. La inclusión de un análisis de los aprendizajes de la activación, incluyendo los activadores, las acciones tempranas y las funciones y responsabilidades, es un componente clave para calificar para la revalidación.