4.4 Organiser des simulations

Les simulations et exercices transposent le FBP de la théorie dans la pratique. Ils·elles permettent aux Sociétés nationales, aux autorités gouvernementales, aux organisations humanitaires et aux communautés de tester, d’évaluer et de perfectionner le protocole d’action précoce. Ils·elles permettent en outre à toutes les personnes qui y participent de mieux comprendre leurs rôles et responsabilités dans l’éventualité d’une activation et d’instaurer la confiance entre les personnes et les équipes. Dans le cas des PAP soumis au Mécanisme du DREF pour l’ABP, il faut prouver que les actions précoces envisagées sont faisables sur le court laps de temps entre la prévision et l’événement, des simulations et exercices sont en excellent moyen de le démontrer.

Les simulations offrent une occasion de mieux faire connaître le FBP en général et un PAP spécifique en particulier, mais elles apportent aussi un appui direct à la capacité opérationnelle de la Société nationale qui tire des enseignements des résultats de ces exercices et les intègre dans la future élaboration de plans de préparation et d’intervention (composant PIE : Test et apprentissage). Les branches, en particulier celles qui sont actives dans les zones à haut risque, doivent tester fréquemment les actions précoces de FBP dans le cadre d’exercices et de simulations. C’est seulement si les volontaires et le personnel sont formé·e·s et savent exactement ce qu’ils·elles doivent faire avant un événement extrême qu’ils·elles peuvent assumer leurs responsabilités. En outre, les simulations encouragent les acteur·rice·s humanitaires à mieux se préparer et à agir rapidement afin d’éviter une catastrophe. Rappelons qu’une meilleure préparation aux catastrophes au niveau des communautés exige un changement de paradigme, car il faut passer du réactif au préventif, et les exercices jouent un rôle prépondérant à cet égard.

Dans une simulation rigoureuse, tous les éléments de la notification du déclencheur à la sélection des communautés en passant par l’acheminement des fonds et leur distribution à la population cible sont testés, ce qui signifie que les services hydrométéorologiques, la FICR, les autorités locales, les branches sélectionnées de la SN et les communautés sont impliqué·e·s.

• Évaluer la capacité de prise de décisions du personnel et des volontaires chargé·e·s de l’implémentation des actions précoces qui figurent dans le protocole d’action précoce.
• Valider le protocole d’action précoce et ses hypothèses.
• Tester les mécanismes de coordination des parties prenantes internes et externes qui ont un rôle à remplir dans le PAP.
• Préparer les autorités investies d’une autorité décisionnelle à gérer les aspects du PAP qui les concernent pendant une activation.

• Tester la faisabilité, la viabilité et la rapidité des actions précoces.
• Identifier les éventuels problèmes de coordination entre les parties prenantes concernées.
• Évaluer les capacités et l’utilisation de techniques, d’outils, de ressources et d’actions dans le cadre de l’implémentation du protocole d’action précoce.
• Intégrer pleinement et former les volontaires et les branches dans l’activation du PAP.
• Évaluer la réaction générale d’une communauté témoin aux actions précoces prévues.
• Générer des connaissances pour la révision du PAP.

Choisissez le type, simulation ou exercice, et la date lors qu’une première réunion de coordination avec les partenaires clés. Parmi les partenaires indispensables au test des actions précoces, citons l’équipe de coordination du FBP, les autorités gouvernementales (les services hydrométéorologiques nationaux, les services chargés de la gestion des catastrophes et les départements sectoriels concernés), les volontaires des branches respectives, les membres des communautés, les bureaux de la FICR et les organisations partenaires concernées. Définissez le champ, les objectifs, le public cible et la ligne du temps, le budget, la coordination interinstitutionnelle et une fiche d’information technique. L’exercice/la simulation doit reproduire autant que possible les conditions d’une activation en temps réel. Ce qui signifie que si un PAP prévoit plus d’un type d’actions précoces, elles doivent toutes être testées. Et conformément à l’approche flexible du FBP, les communautés qui participent à la simulation ne doivent pas être sélectionnées avant qu’une (fausse) prévision arrive tandis que le financement pour le matériel d’urgence à se procurer en cas d’activation ne peut pas être libéré avant qu’une notification du déclencheur soit envoyée.

Planifiez et préparez les éléments de l’exercice, notamment les événements, missions et ressources disponibles. Le scénario pour les exercices de simulation doit donner des instructions précises pour les parties prenantes concernées : les services hydrométéorologiques nationaux, le siège de la Société nationale, le comité RRC local.

Il ne faut pas sous-estimer l’importance du développement d’un matériel d’orientation bien conçu pour l’implémentation de la simulation/l’exercice. Le « script de simulation » doit couvrir toutes les situations réalistes et prévues dans l’activation du PAP afin de vérifier l’adéquation des actions précoces sélectionnées, des rôles et responsabilités et des procédures. Il doit idéalement concerner toutes les étapes, de la réception de la prévision qui confirme que le déclencheur est atteint à la demande de fonds en passant par la sélection des communautés et des ménages cibles et l’implémentation au sein de la communauté.

Vous trouverez un calendrier pour la préparation des exercices ici.

Il faut donc un script, mais aussi une organisation générale. Celle-ci doit s’assurer que les exigences sont remplies, et notamment que du matériel, de la place, de l’équipement, des systèmes de communication, des moyens de transport, des logements et un budget sont disponibles. Sélectionnez les participant·e·s, les évaluateur·rice·s et les observateur·rice·s conformément aux rôles et responsabilités prévu·e·s dans le PAP.

Le·la coordinateur·rice de l’exercice ou le·la contrôleur·euse doit expliquer la méthode et les rôles avant l’activation de l’exercice. Le script pilote la séquence des événements, des messages et des situations/problèmes, c’est sur cette base que les participant·e·s prendront leurs décisions. Le·la contrôleur·euse peut intervenir si des actions ou des décisions ne correspondent pas au scénario d’une action précoce réelle. Les évaluateur·rice·s et les observateur·rice·s doivent se trouver dans la zone où se déroule l’exercice mais ne peuvent pas interrompre la simulation.

L’évaluation de l’exercice/la simulation est l’occasion d’identifier des difficultés, des recommandations et des solutions pour optimiser le PAP. L’évaluation et le suivi de l’efficacité des actions précoces sont indispensables pour garantir que des enseignements sont tirés. Le suivi peut être assuré par le personnel du projet ou des technicien·ne·s travaillant pour des organisations partenaires. Des fiches de suivi et d’évaluation (les mêmes que pour une vraie activation) se trouvent ici. Dans l’idéal, les observations et les enseignements tirés doivent être débattus et partagés dans le cadre d’une séance de travail d’un jour ou d’une demi-journée juste après la simulation de manière à garantir que les points de vue et remarques de toutes les parties prenantes concernées sont prises en compte.

Si votre simulation ou exercice indique que des hypothèses, des lignes du temps, des procédures ou des dispositions de votre PAP ne sont pas réalistes ou pas faisables, modifiez votre PAP en conséquence. Assurez-vous d’intégrer au PAP les enseignements tirés de l’exercice ou de la simulation.

Simulation du PAP Cyclone au Bangladesh en 2019

Simulation du PAP Pluie de cendres volcaniques en Équateur en 2019