4.4 Realice simulaciones

Las simulaciones y los simulacros trasladan el FbF de la teoría a la práctica. Estos permiten a las Sociedades Nacionales, a las autoridades gubernamentales, a las organizaciones humanitarias y a las comunidades poner a prueba, evaluar y perfeccionar el Protocolo de Acción Temprana. Ambos permiten a todos los involucrados conocer mejor sus funciones y responsabilidades en caso de una activación, y generan confianza entre las personas y los equipos. Los PAT que se presentan a la FbA parte del DREF deben demostrar que las acciones tempranas propuestas son factibles en el corto tiempo disponible entre el pronóstico y la ocurrencia del evento, y las simulaciones y los simulacros son una buena forma de demostrarlo.

Además de aumentar el conocimiento sobre el FbF en general, y sobre el PAT específico en particular, las simulaciones apoyan directamente la capacidad operativa general de la Sociedad Nacional, ya que se aprende de los resultados de estos ejercicios y este aprendizaje se incorpora en futuras planificaciones de preparación y de respuesta  (Componente PER: Pruebas y Aprendizaje). Las filiales, especialmente las que se encuentran en zonas de alto riesgo, deben poner a prueba con frecuencia las acciones tempranas del FbF mediante simulaciones y simulacros. Los voluntarios y el personal podrán cumplir con sus responsabilidades solo si están capacitados y saben exactamente qué hacer antes de que ocurra el evento extremo. Además, las simulaciones aumentan la conciencia de los actores humanitarios de que deben estar mejor preparados y actuar con rapidez para evitar que ocurra un desastre. Es necesario enfatizar que para logar una mejor preparación ante desastres a nivel comunitario se requiere un cambio de paradigma de reactivo a preventivo, por lo que los ejercicios de capacitación juegan un papel fundamental.

En una simulación exhaustiva de un PAT se pondrá a prueba todo, desde la notificación de activación, la selección de las comunidades y la canalización de los fondos, hasta la distribución a la población objetivo, lo que significa que los servicios de hidrometeorología, la FICR, las autoridades locales y las filiales de la SN y las comunidades seleccionadas deben participar en el ejercicio.

• Evaluar la capacidad de toma de decisiones del personal y de los voluntarios responsables de implementar las acciones tempranas descritas en un Protocolo de Acción Temprana.
• Validar el Protocolo de Acción Temprana y sus supuestos.
• Poner a prueba los mecanismos de coordinación de las partes interesadas internas y externas que desempeñan un papel en el PAT.
• Preparar a quienes tienen autoridad de toma de decisiones a manejar aspectos pertinentes del PAT durante la activación.

• Comprobar la factibilidad, la viabilidad y el carácter oportuno de las acciones tempranas.
• Identificar posibles desafíos en la coordinación entre las partes interesadas involucradas.
• Evaluar las habilidades y el uso de técnicas, herramientas, recursos y acciones relacionadas con la implementación del Protocolo de Acción Temprana.
• Incluir y capacitar plenamente a los voluntarios y las filiales en la activación del PAT.
• Evaluar la respuesta general de una comunidad de muestra a las acciones tempranas previstas.
• Captar conocimientos para modificar el PAT.

Establezca el tipo de ejercicio (simulación versus simulacro) y la fecha en una primera reunión de coordinación con los socios clave. Los socios esenciales para la prueba de las acciones tempranas incluyen el equipo de coordinación de FbF, las autoridades gubernamentales (p. ej., los servicios hidrometeorológicos nacionales, gestión de desastres y los departamentos sectoriales pertinentes), los voluntarios de las filiales respectivas, los miembros de la comunidad, las oficinas de la FICR y las organizaciones socias pertinentes. Defina el alcance, los objetivos, el público objetivo y el cronograma, el presupuesto, la coordinación interinstitucional y la ficha técnica. El simulacro/simulación debe recrear lo más posible las condiciones de una activación en tiempo real, por lo tanto, si un PAT contiene varios tipos de acciones tempranas, deben ponerse a prueba todas. Del mismo modo, y de acuerdo con el enfoque flexible del FbF, las comunidades que participan en la simulación deben seleccionarse solo hasta que se haya recibido un pronóstico (simulado), y los fondos para los artículos de socorro que se adquirirán al momento de la activación estarán disponibles solo hasta que se haya enviado una notificación de activación.

Planifique y diseñe los componentes del ejercicio, incluyendo los eventos, las tareas y los recursos disponibles. El escenario para el ejercicio de simulación debe incluir instrucciones específicas para las partes interesadas pertinentes, p. ej., los servicios hidrometeorológicos nacionales, la Sede de la Sociedad Nacional, el comité local de RRD, etc.

No debe subestimarse el desarrollo de material de orientación sólido para la implementación del ejercicio de simulación/simulacro. El “guion de la simulación” debe reflejar todas las situaciones esperadas y realistas que se podrían enfrentar en la activación del PAT, para comprobar la idoneidad de las acciones tempranas seleccionadas, de las funciones y responsabilidades y de los procedimientos. Idealmente debería abarcar todos los pasos, desde la recepción del pronóstico que confirma que se ha alcanzado el punto de activación hasta la solicitud de los fondos, la selección de las comunidades y de los hogares objetivo y la implementación en la comunidad.

Aquí se sugiere un cronograma para la preparación de simulacros.

Además del guion, se requiere una organización general. Esto incluye garantizar que se cumplan los requisitos logísticos, es decir, que se disponga de materiales, espacio, equipo, sistemas de comunicación y transporte / alojamiento / presupuesto. Seleccione a los participantes, a los evaluadores y a los observadores de acuerdo con las funciones y responsabilidades asignadas en el PAT.

El coordinador del simulacro o el controlador explicará la metodología y los papeles antes de la activación del ejercicio. El guion dictará la secuencia de los eventos, los mensajes y las situaciones/desafíos en base a los cuales los participantes tomarán las decisiones. El controlador puede intervenir si las acciones o las decisiones no reflejan un escenario real de acción temprana. En cambio, los evaluadores y los observadores deben estar ubicados dentro de la zona del ejercicio, pero no deben interrumpir la simulación.

La evaluación del simulacro/simulación brinda la oportunidad de identificar desafíos, recomendaciones y soluciones para garantizar un PAT sólido. La evaluación y el monitoreo de la eficacia de las acciones tempranas es esencial para garantizar que se aprendan las lecciones. El monitoreo puede ser realizado por el personal del proyecto o por técnicos de las organizaciones socias. Las hojas de monitoreo y evaluación (que son las mismas que se usan para una activación real) pueden encontrarse aquí. Idealmente, las observaciones y las lecciones aprendidas deben discutirse y compartirse en un taller de medio día o de un día inmediatamente después de la simulación, para garantizar que sean tomadas en cuenta las perspectivas y los comentarios de todas las partes interesadas involucradas.

Si su simulación o simulacro ha demostrado que ciertos supuestos, plazos, procedimientos o arreglos en su PAT no son realistas o factibles, modifique el PAT en consecuencia. Asegúrese de que su PAT integre las lecciones aprendidas del simulacro o simulación.

Simulación de un PAT para ciclones en Bangladesh en 2019

Simulación de un PAT para caída de ceniza volcánica en Ecuador en 2019.